Czy zdarzają się jeszcze jakieś sytuacje, w których kierowca koniecznie musi mieć ze sobą urlopówki?

W przepisach przewidziana jest możliwość wystawiania urlopówek, czyli zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdów. Jednak obecnie jest to dobrowolne, a nie obowiązkowe. Zaświadczenia stosuje się tylko wtedy, gdy na karcie lub wykresówce brakuje jakiegoś zapisu i nie da się go uzupełnić.

Od wejścia w życie pakietu mobilności wszyscy kierowcy muszą rejestrować za pomocą odręcznych zapisów lub wpisów manualnych wszelkiego rodzaju aktywności, których nie zarejestrował tachograf, a nie tylko, jak wcześniej, okresy odpoczynków. Przed wejściem w życie pakietu mobilności inne aktywności były najczęściej dokumentowanie za pomocą świadectwa o działalności kierowcy – urlopówki.

W przepisach pakietu mobilności została uregulowana niezbyt klarowna wcześniej sprawa rejestracji poszczególnych aktywności na tachografie. Wprowadzony do rozporządzenia nr 165/2014 art. 34 ust. 5 lit. b ppkt. iv umożliwia rejestrację pod symbolem „łóżko” przerw, odpoczynków, urlopów wypoczynkowych oraz zwolnień lekarskich. Wcześniej przepis ten przewidywał, że pod takim symbolem rejestrowany jest wyłącznie czas przerwy i odpoczynku kierowcy, co powodowało liczne wątpliwości interpretacyjne. Między innymi takie, czy czas urlopu lub zwolnienia lekarskiego może być zarejestrowany wpisem manualnym, czy też wymagane jest w takim przypadku zaświadczenie o działalności kierowcy.

Kontrolerzy z różnych krajów nie mieli takiego samego stanowiska w tej kwestii, co często powodowało nakładanie wysokich kar.Teraz sprawa jest jednoznaczna. Kierowca ma obowiązek wykonania wpisu manualnego za cały okres zwolnienia lekarskiego lub urlopu. Wówczas nie jest wymagane zaświadczenie o działalności kierowcy (urlopówka), ani podczas kontroli na drodze, ani w firmie. Dokument taki będzie wymagany tylko w przypadku, gdy z różnych przyczyn kierowca nie ma możliwości wykonania wpisu manualnego.

Art. 34 ust. 5 lit. b ppkt. iv rozp. 165/2014 (UE) w brzmieniu nadanym art. 2 pkt 11 rozporządzenia 2020/1054 z 15 lipca 2020 r. (wchodzącego w skład tzw. pakietu mobilności): Kierowcy obsługują przełączniki umożliwiające osobną i wyraźną rejestrację następujących okresów: (…) pod symbolem „łóżko”: przerwy, odpoczynek, urlop wypoczynkowy lub zwolnienie lekarskie.

Art. 34 ust. 3 rozp. nr 165/2014 w brzmieniu nadanym przez pakiet mobilności: Jeżeli w wyniku oddalenia się od pojazdu kierowca nie jest w stanie używać tachografu zainstalowanego w pojeździe, to okresy, o których mowa w ust. 5 lit. b ppkt ii, iii oraz iv:

a) jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf analogowy – wprowadza się na wykresówkę ręcznie, w drodze automatycznej rejestracji lub innym sposobem, czytelnie i nie brudząc wykresówki; lub

b) jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf cyfrowy – wprowadza się na kartę kierowcy przy użyciu urządzenia do manualnego wprowadzania danych, w jakie wyposażony jest tachograf. Państwa członkowskie nie nakładają na kierowców obowiązku przedkładania formularzy potwierdzających ich czynności w trakcie oddalenia się od pojazdu.

Co prawda urlopówka jest coraz rzadziej stosowana, ale w dalszym ciągu jest w obiegu. Staje się niezwykle przydatna szczególnie wtedy, gdy kierowca tylko sporadycznie jeździ z tachografem lub pracuje w systemie mieszanym – z tachografem i bez tachografu. Takim kierowcom dokonywanie wpisów manualnych zajęłoby znacznie więcej czasu niż innym, którzy stale używają pojazdów z tachografem. Musieliby rysować na wykresówce lub wydruku, albo wprowadzać manualnie na kartę kierowcy, wszelkiego rodzaju aktywności poza jazdą z tachografem, w szczególności okresy innej pracy oraz dyspozycyjności, których w ich przypadku jest bardzo dużo. 

W dodatku niektóre typy tachografów (pierwsze modele tachografów cyfrowych) umożliwiają  wykonanie wpisu manualnego tylko w ograniczonym czasowo zakresie. W takich sytuacjach, gdy kierowca nie ma możliwości wykonania wpisu manualnego, należy wystawić urlopówkę. Są to jednak sytuacje wyjątkowe, zasadą jest wpis manualny, bez konieczności potwierdzania urlopu czy też zwolnienia lekarskiego za pomocą zaświadczenia o działalności.

Za pomocą tachografu (symbol „łóżko”) należy rejestrować także urlop i zwolnienie lekarskie. Z punktu widzenia przepisów rozporządzenia 561/2006 są to odpoczynki. Odpoczynek, zgodnie z definicją określoną w rozporządzeniu, to nieprzerwany okres, podczas którego kierowca może swobodnie dysponować swoim czasem. Nie musi przypadać w weekend, może być odbierany w innych dniach tygodnia.

W czasie urlopu wypoczynkowego albo zwolnienia lekarskiego kierowca może swobodnie dysponować swoim czasem, więc okresy te zaliczamy do odpoczynków kierowcy. W związku z tym nie ma konieczności udzielania kierowcy po urlopie lub zwolnieniu dodatkowego czasu wolnego, nawet wówczas, gdy zwolnienie lub urlop przypadały w dni robocze. Nie ma też znaczenia, czy urlop lub zwolnienie zaliczymy jako  odpoczynek regularny (45-godzinny), skrócony (minimum 24-godzinny) czy też rekompensatę skróconego odpoczynku tygodniowego.

Jeśli te dane są zapisane na karcie kierowcy, to nie ma konieczności dodatkowego potwierdzania urlopu lub zwolnienia za pomocą urlopówki. Wynika to z art. 34 ust 3 rozp. 165/2014. Nie ma konieczności wystawiania zaświadczenia o działalności kierowcy i inspektorzy nie będą go żądać ani podczas kontroli drogowej, ani w czasie kontroli w siedzibie firmy.

Urlop lub zwolnienie często trwają dużo dłużej niż 24 godziny czy też 45 godzin. Nie jest to żadną przeszkodą, żeby zaliczyć je jako odpoczynki w jeździe. Przepisy rozporządzenia nr 561/2006 (WE) w zakresie odpoczynków podają tylko minimalne założenia. Odpoczynki w dłuższym wymiarze są jak najbardziej prawidłowe.

Przepisy rozporządzenia nie definiują okresów nieobecności kierowcy w pracy, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie, dni wolne na opiekę nad dzieckiem itd. Jednak nie zmienia to faktu, że w ich przypadku spełniony jest podstawowy warunek, czyli swobodne dysponowanie swoim czasem. Inaczej mówiąc – czas, gdy kierowca nie jest w dyspozycji firmy, traktować trzeba jako odpoczynek kierowcy, bez względu na to, czy jest to zwykły odpoczynek tygodniowy, czy też inna nieobecność w pracy.