Dokumentacja Z tej zakładki dowiesz się, jak prowadzić dokumentację w firmie transportowej lub przy przewozach na potrzeby własne. Znajdziesz tu mnóstwo porad na temat ewidencji czasu pracy kierowców i harmonogramów czasu pracy kierowców oraz wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Dowiesz się także, jak stosować wykresówki i zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu, czyli tzw. świadectwo działalności, znane kiedyś jako urlopówka lub żółta tarczka. Mamy tu też dla Ciebie teksty na temat licencji transportowych oraz zaświadczeń na przewozy na potrzeby własne.

Pytanie:  Jaki należy wystawić dokument CMR w przypadku transportu organizowanego przez naszą firmę lub gdy klient zagraniczny sam odbiera towar. Udało nam się uporządkować kwestie związane z Incotermsami, załatwić sprawę „dołożenia starań” w zdobyciu pełnych danych od klienta, gdy to on organizuje transport (taki obowiązek nakłada na nas mocodawca). Została zatem kwestia kosztów. Czy na CMR powinny trafić takie informacje jak: koszty związane z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne i inne koszty powstałe od chwili zawarcia umowy do chwili dostawy), instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych i innych (jeśli to my organizujemy transport to co należy umieszczać w informacjach o kosztach oraz gdzie dokładnie?) Jeśli natomiast to klient organizuje transport oraz jeśli nie jesteśmy w stanie podać tych danych to czy dopełnienie przez nas obowiązku w postaci wysłania zapytania do klienta i ewentualnego braku odpowiedzi - chroni nas przed konsekwencjami?

Pytanie:  Po wykonaniu przewozu międzynarodowego angielska spedycja zażądała neutralizacji (sfałszowania) CMR. Według mnie neutralizacja jest niezgodna z prawem, więc tego nie zrobiłem. Z tego powodu spedycja angielska nie wypłaciła mi należności za usługę. Jaką instytucję w Wielkiej Brytanii powinienem zawiadomić w tej sytuacji?

Dowód dostawy (lieferschein) to dokument, który często jest dołączany do listu przewozowego. Jeśli jednak spedytor odmówi Ci zapłaty z tego powodu, że na dostarczonym przez kierowcę dowodzie dostawy nie ma pieczątki odbiorcy, nie daj się oszukać. Spedytor nie prawa odmówić zapłaty w takiej sytuacji.

Pytanie:  Firma zajmuje się produkcją towarów, które dostarczamy transportem własnym do klientów (przewozy na potrzeby własne). Kierowca, zatrudniony na umowę o pracę) realizuje te transporty dwoma środkami transportu: samochodem dostawczym o dmc do 3,5 t. (bez tachografu) oraz samochodem dostawczym o dmc 5 ton, z tachografem. Jak prawidłowo rozliczać czas pracy takiego kierowcy?

Pytanie:  Pakiet mobilności zobowiązał kierowców do wprowadzania wszystkich aktywności na kartę do tachografu (za pomocą wpisów manualnych). Ale jak należy postąpić przygotowując pojazd do trasy (podstawiając pod załadunek, tankując). Czy należy za te aktywności wypisać urlopówkę czy zrobić wpis manualny? Czy można wystawić jedną urlopówkę oraz dokonywać tych aktywności w trybie OUT na tachografie?

Pytanie:  Firma produkcyjna wykorzystuje samochód o dmc powyżej 3,5 t. do transportu na potrzeby własne. Samochód prowadzi jeden kierowca i nikt inny nie posiada uprawnień do kierowania tym pojazdem. Czy kierowca postępuje prawidłowo wkładając kartę do tachografu i ustawiając funkcję OUT w przypadku załadunku auta przed planowanym wyjazdem (na drugi dzień) lub drobnymi czynnościami typu: podjazd w celu posprzątania, napompowania kół itp. (wszystko na terenie firmy)? Załadunku i pozostałych czynności dokonują inni pracownicy, a nie kierowca. Jak oznaczyć czas OUT na urlopówce?

Jestem kierowcą ciągnika siodłowego. Mam uszkodzoną kartę kierowcy, fakt ten został zgłoszony do PWPW, wysłane zostały stosowne dokumenty wraz z uszkodzoną kartą. Za trzy dni mam wyjazd z drugim kierowcą, ale nie mam karty, bo uszkodzoną wysłałem. Co mam robić? 

Pytanie:  Jaki jest poprawny (usankcjonowany przepisami) format plików pobieranych z tachografów cyfrowych? Pliki najczęściej pobierane są w formacie ddd lub esm, ale zdarzają się systemy które pobierają pliki w formacie dtc oraz dtg. Czy przepisy jednoznacznie określają jedyny właściwy format pobieranych plików z tachografów i kart kierowców, np. ddd? Co w sytuacji kiedy do kontroli ITD przeprowadzanej w siedzibie przewoźnika zostaną przedstawione pliki w innym formacie niż wspomniany ddd? Czy wówczas inspektor ma prawo nie uznać takich plików i potraktować ten fakt jako brak danych nakładając jednocześnie karę w wysokości 500 zł/dzień? Zdarzały się sytuacje w których inspektorzy nie chcieli uznać przedstawionych do kontroli zapisów z karty/tacho tylko dlatego, że nie były one zapisane w formacie ddd.

Zdarza się, że kierowca pojazdu powyżej 3,5 t bierze urlop i pożycza ten samochód od pracodawcy, aby wykonać nim przewóz prywatny, np. przewieźć swoje rzeczy podczas przeprowadzki. Jak zarejestrować czas tego przejazdu: w danych firmy i w danych kierowcy?

Pytanie:  Do 31 marca 2024 r. należy złożyć oświadczenie o liczbie zatrudnionych kierowców. Czy podajemy liczbę osób zatrudnionych na stanowisku „kierowca” (w tym na umowę zlecenie, itp.), czy wszystkie osoby, które jeździły w ubiegłym roku pojazdami powyżej 3,5 t. bez względu na stanowisko, na jakim są zatrudnione, np. operator koparki (mający stosowne uprawnienia), który w grudniu przez kilka godzin prowadził samochód w zastępstwie nieobecnego kierowcy? Czy taką osobę uwzględniamy do obliczenia średniej liczby kierowców? Jesteśmy firmą budowlaną, która w 99% wykonuje transport na własne potrzeby, ale posiada też licencję i sporadycznie świadczy usługi transportowe.

Pytanie:  Czy za brak zgłoszenia sprzedaży pojazdu do organu licencyjnego można dostać karę? Czy po zmianie nazwy firmy oraz formy prawnej spółki trzeba oddać wszystkie wypisy? Czy firmie grożą kary, jeśli nie zwróci wypisów?

Pytanie:  Jaki dokument lub zaświadczenie powinien posiadać przy sobie kierowca wykonujący przejazd na liniach regularnych do 50 km?

Pytanie:  Czy kierowca-przedsiębiorca może wystawić fakturę VAT za „usługę kierowania pojazdem”, podczas, gdy wykonuje również inne czynności (załadunki, rozładunki, obsługę codzienną pojazdu, wypełnienie dokumentów), czy powinno być to raczej zaklasyfikowane jako „usługa transportowa”? Jednak zakwalifikowanie takiej działalności jako usługi transportowej oznacza, że kierowca musi posiadać licencję transportową! Nasza firma funkcjonuje w taki sposób, że kierowcy są „zatrudniani” na zasadzie B2B tzn. zakładają własne działalności, samodzielnie opłacają ZUS i raz w miesiącu wystawiają FV za usługę transportową. Właścicielem ciągników siodłowych oraz naczep jest firma zlecająca i to ona posiada licencję transportową na transport krajowy. Kierowcy nie dysponują licencjami. Czy kierowcy realizują „usługę kierowania pojazdem” czy „usługę transportową”?

Pytanie:  Jednoosobowy przedsiębiorca prowadzi firmę transportową pojazdem o dmc powyżej 3,5 tony. Czasami kierowcę-przedsiębiorcę zastępuje inny kierowca również posiadający firmę (ale realizujący transporty do 3,5 t, bez licencji transportowej), który za tę usługę wystawia fakturę. Jakie formalności należy spełnić - czy trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy (skoro może świadczyć usługi również w innych firmach), czy zadbać o wczytywanie karty i zabezpieczenie wykresówek?

Pytanie:  Czy w związku ze zmianami w systemie delegowania kierowców obowiązującymi od lutego 2022 r. w niektórych państwach członkowskich jak np. w Czechach kierowca nadal powinien posiadać w aucie umowę o pracę przetłumaczoną na język czeski pod groźbą kary za jej brak?

Pytanie:  Jak sporządzić ewidencję czasu pracy kierowcy, który jeździ z użyciem tachografu np. tylko jeden dzień w miesiącu, a cały pozostały czas pracuje na magazynie (praca zupełnie nie związana z przewozem drogowym)? Czy ewidencja powinna zostać wykonana zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców?

Pytanie:  Firma prowadząca przewóz osób świadczy usługi bilateralne na tarasie Polska-Niemcy samochodami o dmc nie przekraczającym 3,5 t i przewożącym do 9 osób włącznie z kierowcą. Przewoźnik zatrudnia kierowców: 1) na podstawie umowy zlecenia – w przypadku kierowców poruszających się na terenie Polski, 2) na podstawie umowy o współpracę (tzw. samozatrudnienie) kierowców wykonujący usługę przewozu osób autem udostępnionym przez zleceniodawcę. Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy i jakie elementy powinna zawierać: zarówno dla kierowców na zlecenie, jak i dla samozatrudnionych?

Pytanie:  Jakie obowiązki ma firma i zarządzający transportem w przypadku samozatrudnienia kierowcy (kat. C+E) w zależności od tego czy wykonuje on usługę kierowania pojazdem na rzecz przewoźnika lub wykonuje transporty w oparciu o własne zezwolenie?

Pytanie:  Czy polska firma transportowa chcąc zrealizować przewóz turystyczny osób do Francji musi zarejestrować działalność w tym kraju? Sprawa dotyczy jednorazowego wyjazdu autobusem z młodzieżą do Francji i z powrotem? Chodzi o rejestrację w związku obowiązkiem opłacenia VAT od dochodu netto na terenie Francji. Nadmienię, iż taka rejestracja jest wymagana dla firm autokarowych w Niemczech oraz w Austrii. 

Pytanie:  Mechanik samochodowy posiadający prawo jazdy kat B zamierza zakupić lawetę o DMC 3,5 t. do transportu po kraju aut do naprawy. Jakie musi spełniać warunki? Czy musi mieć jakieś specjalne prawo jazdy na lawetę? Czy wystarczy rozszerzenie działalności (jakie PKD?) i czy musi spełniać jakieś inne wymagania?

Pytanie:  Jak należy wypełnić przez kierowcę autokaru formularz jazdy na kraje Unii Europejskiej, a jak na pozostałe kraje - chodzi o wypełnienie książki INTERBUS?

Zatrudniając kierowców - firmom największą trudność sprawiają trzy kwestie: czy kierowca powinien przedstawiać zaświadczenie lub oświadczenie o niekaralności, czego nie wolno robić z powodu RODO i co się zmieniło w czasie epidemii, jeśli chodzi o kod 95. Sprawdź!

Pytanie:  Czy kierowca , który spowodował nieumyślnie katastrofę w ruchu lądowym ( w trakcie wykonywania przewozu drogowego) i ma obecnie wyrok 10 miesięcy w zawieszeniu na 3 lata może być zatrudniony w charakterze kierowcy zawodowego? W wyroku nie ma mowy o zakazie wykonywania zawodu.

Pytanie:  Prowadzę firmę zajmująca się transportem drogowym rzeczy. Obecnie prowadzę proces rekrutacji na stanowisko kierowcy. W tym czasie wśród kandydatów zgłosiły się do mnie dwie osoby, które wspomniały o tym, że były skazane prawomocnym wyrokiem sądu. Czy w takiej sytuacji mogę od razu „podziękować” tym panom, czy będzie to uznane za dyskryminację? Zależy mi na tym, aby nie stracić licencji transportowej, a wiem, że zatrudnienie osoby karanej może do tego doprowadzić.

Certyfikat kompetencji zawodowych jest jednym z najważniejszych dokumentów wymaganych przy prowadzeniu działalności w zakresie transportu rzeczy i osób. Wyjaśniamy, kto powinien posiadać certyfikat, w jaki sposób można go uzyskać, jakie mogą być powody utraty certyfikatu i w jaki sposób można go odzyskać, po stracie uprawnień.

Pytanie:  W przypadku mikroprzedsiębiorców jedna osoba zarządzająca może być zatrudniona w czterech firmach o łącznej sumie pojazdów 50 szt. Jak będzie natomiast w przypadku większych firm: pierwsza spółka ma około 120 pojazdów i zajmuje się przewozem osób, a druga spółka ma około 30 pojazdów transportujących towary. Czy jedna osoba (z certyfikatem kompetencji zawodowych zarówno w przypadku przewozu osób, jak i przewozu rzeczy) może być osobą zarządzającą transportem w obu tych firmach? Czy ta osoba musi być zatrudniona na podstawie umów o pracę, czy ewentualnie umowę zlecenia?

Pytanie:  Czy osoba zatrudniona na stanowisku zarządzającego transportem na umowę o pracę może zmienić formę zatrudnienia na działalność gospodarczą?

Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są przyznawane pracownikom na podstawie dokumentów, które zawierają dane osobowe jego i jego rodziny. Dlatego pracodawca musi przestrzegać w tym zakresie określonych obowiązków.

Za uchybienia kierowcy odpowiada nie tylko on sam, ale też firma. Dlatego warto przygotować dokładny regulamin, w którym zawarte zostaną wskazówki dla zatrudnianych kierowców. Dzięki temu będą mieli jasne wytyczne, w jaki sposób powinni organizować swoją pracę. Sprawdź!

Niezależnie od tego czy powierzamy kierowcy pojazd i paliwo w ramach procedury powierzenia mienia, czy nie – warto ustalić normy zużycia paliwa. Jak to zrobić?

Pytanie:  Kierowca zatrudniony jest w firmie, w której wykonuje przewóz towarów tylko w weekendy. Czas pracy wynosi od 8-10 godzin w sobotę i tyle samo w niedzielę. Są to przewozy krajowe podlegające przepisom Rozporządzenia WE 561/2006. Teraz chciałby dodatkowo podjąć pracę w innej firmie zajmującej się wywozem nieczystości. Takie przewozy prawdopodobnie podlegają wyłączeniom z przepisów WE 561/2006. Czas pracy wynosiłby 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. Proszę o wskazanie czy taki system pracy w dwóch firmach w ogóle jest możliwy; jakie są ewentualne przeciwwskazania, i która z firm może ponieść tego konsekwencje.

Pytanie:  Kierowca, którego chcę wysłać w trasę, na co dzień jest pracownikiem innej firmy. Przed wyjazdem muszę go wyposażyć w dokumenty potwierdzające czynności wykonywane w okresie ostatnich 28 dni. Jeśli kierowca okaże mi zaświadczenia wystawione przez firmę w której jest zatrudniony, muszę mu wystawiać takie same zaświadczenia od siebie? Czy mogę posłużyć się zaświadczeniami wystawionymi przez firmę, w której jest zatrudniony?

Pytanie:  Jestem właścicielem dwóch firm transportowych jedna jest zarejestrowana na osobę fizyczną i posiada licencję na krajowy transport drogowy oraz zatrudnionych kierowców i własne samochody druga to spółka z o.o. i posiada licencję międzynarodową i własne samochody. Czy istnieje możliwość użyczania kierowców z pierwszej firmy do spółki z o.o.?

Pytanie:  Zmiany w systemie SENT, które weszły w życie 21 kwietnia 2023 r. nakładają obowiązek zgłaszania do rejestru SENT kolejnej grupy produktów (kodów CN) dla nabyć wewnątrzwspólnotowych. W związku z tym mamy trzy pytania: 1) Jeżeli towar kupujemy od polskiego podmiotu, ale ma on magazyn za granicą i towar jest transportowany do kraju to czy jest to transakcja wewnątrzwspólnotowa? 2) Jeśli firma krajowa od której kupujemy towar, tylko fakturuje, a dostawa jest spoza terytorium kraju, to kto ma obowiązek założenia sprawy w SENT? 3) W przypadku sprzedawcy zagranicznego, czy na odbiorcy spoczywa obowiązek założenia zgłoszenia do SENT?

Pytanie:  Jakie zezwolenie jest potrzebne (czy na przewozy nienormatywne) na przewóz rur stalowych o długości powyżej 20 metrów? Czy jest to transport podzielny, czy niepodzielny? 

Czy firma transportowa nie posiadająca warsztatu samochodowego i wynajmująca bazę transportową (plac i biuro) ma obowiązek składać sprawozdanie o odpadach? Jesteśmy zarejestrowani w BDO i w ubiegłym roku wykonaliśmy dwa transporty makulatury na terenie UE.