Czy dokumenty np. atesty zawsze muszą być przy paletach?

Współpracujemy z odbiorcą z Rosji, który sam odbiera towar (właściwie jest to agencja celna, która wykonuje kompleksowe usługi na rzecz odbiorcy). Nasz magazyn zlokalizowany jest w innym mieście niż dział sprzedaży zajmujący się fakturami i atestami towarzyszącymi przesyłkom. Często nie zdążamy dołączyć dokumentów do towaru (faktur, atestów). Czy istnieje obowiązek dostarczenia dokumentów – czyli faktur i atestów – wraz z paletami? Czy też można przechowywać je w innym miejscu, na odległość?